журнал Esplor

«Мы растрачиваем нашу жизнь на мелочи. Упрощайте же, упрощайте» — Генри Дэвид Торо

Что бы вы делали, если бы у вас появился один дополнительный час каждый день?

Когда я пишу о положительных изменениях в жизни людей, я обычно сталкиваюсь с тем, что у людей никогда не хватает времени добиваться своих мечт. У людей нет времени делать зарядку. У людей нет времени стать организованными.

Что ж, сейчас самое время освободить это время.

Используя и комбинируя следующие принципы, вы сможете освободить час или даже больше, каждый день. Выясните, какие способы работают для вас (не все подойдут для всех), а затем выкроите этот час в день.

А потом убедитесь, что вы используете этот дополнительный час самым лучшим образом — оставьте этот час в вашем календаре для чего-то такого, что вы очень, очень хотите сделать: будь то работа над вашей целью, написать книгу, начать своё дело, тренировка, больше читать, или еще что-то. Но не проматывайте этот подарок времени бесцельно!

1. Назначайте встречу сразу после работы. Будь то тренировка или работа над какой-то другой целью, отметьте сделать это сразу, как только вы освободились после работы (например, в 17:00). Это сработает особенно хорошо, если вам надо встретиться ещё с кем-то: с коллегой по работе, тренером или партнёром. Вы не хотите опоздать на встречу, поэтому вы не завозитесь на работе допоздна, и вы точно закончите все дела вовремя, чтобы вовремя уйти. Это сделает вас более действенным особенно после обеда.

2. Вставайте раньше. Вставая немного раньше, я нашёл время для важных мне целей. Тренировка, письмо, чтение — этим я занимаюсь пораньше с утра, так что это не мешает мне теперь проводить достаточно времени с семьей. С утра очень хорошо работается мне и многим другим, просто потому, что в это время дня мало что вас может отвлечь.

3. Выключайте телефоны. Вам не надо выключать телефоны на весь день, но вам следует иметь некоторые блоки времени, когда вы не отвечаете на звонки, чтобы сконцентрироваться на важных задачах. Это позволит вам сделать большее за меньшее время. Телефонные звонки могут легко разбить ваш день, если вы это им позволите.

4. Перестаньте проверять email. Не все смогут выполнить этот пункт, но если вы можете перестать проверять постоянно вашу почту, вы освободите много бесполезно потраченного времени. Старайтесь проверять новую почту один или два раза в течение дня. Постоянная проверка новых писем отнимает достаточно много времени.

5. Берите обед с собой. Многие мои знакомые тратят час или даже два, на обед. Если вы возьмёте обед с собой, вы можете быстро поесть и потратить дополнительное  время 1) работая над целью или 2) продолжить работать, чтобы пораньше уйти. Кроме того, «обед с собой» сэкономит ваши деньги!

6. Определите вашу основную работу. Что вам действительно надо делать каждый день? Я имею в виду ту работу, без которой бы ваша фирма развалилась. Если вы задумаетесь, многие задания, которые вы делаете на работе ежедневно (и телефонные звонки, и email, упомянутые выше, включены в эти задания), совсем необязательно должны быть выполнены каждый день. Иногда вы можете выполнять их гораздо реже, а иногда вам и вовсе не нужно их делать. Если вы научитесь сосредотачиваться  на ваших основных задачах, вы будете управляться с вашей работой гораздо быстрее.

7. Отмените собрание. Вспомните последние 4-5 собраний, на которых вы были. Сколько из них были действительно полезны? На скольких вам надо было обязательно присутствовать? Конечно, это зависит от вашей работы, но иногда вы можете отпроситься — или просто отменить, если это в ваших силах — и добиться тех же результатов одним или двумя мейлами. Таким образом, вы выкрали для себя 30-60 минут на каждое отменённое собеседование.

8. Перепоручайте. Не у всех есть такие полномочия, но если вы можете какие-то задания из вашего списка перепоручить другим, кто лучше подходит для этих заданий, вы освободите себе время. Вам действительно нужно делать всё то, что вы делаете, или какие-то задания можно перепоручить?

9. Объединяйте поручения. Если вы рутинно выполняете выездные поручения всю неделю, вы долгое время в дороге. Вместо этого попробуйте сгруппировать все поручения в один день и спланировать выгодный маршрут. Большинство людей сэкономит в сумме минимум один час в неделю.

10. Знайте ваши приоритеты. Какое одно дело вам надо сделать сегодня? Сделайте его прежде всего, и сделайте его первым делом. После того как вы это сделали, всё остальное только «дополнительно». И из дополнительного вы можете что-то убрать, чтобы освободить время.

11. Сократите список дел. Теперь, когда вы уже определили вашу основную трудовую деятельность, и вы знаете ваши приоритеты на день, пройдитесь по списку дел и оставьте только самое главное. Перенесите задания, которые вам необязательно сделать сейчас, в список «когда-нибудь/может быть», какие-то просто вычеркните, а остальные перепоручите. Придерживайтесь в вашем списке к самому главному, чтобы огородиться от пустой траты времени.

12. Скажите «нет». Наверное, большую часть времени съедают запросы других людей. На протяжении всего дня нас о чём-то просят: лично, по телефону, через интернет, или письменно. Совещания, собеседования, запросы информации, просьбы принять участие в комитете и т.д.… все эти просьбы съедают ваше время. Откажите всем, за исключением самых важных.

13. Переходите сразу к делу. Если вы хотите освободить время для личных целей, вам надо свести на нет все ненужные долгие беседы — особенно, если это разговоры с коллегой, который вам не близкий друг. Лично или по телефону, вам надо сразу переходить к делу с минимальной болтовней, а если ваш собеседник не начинает говорить по существу, вежливо его спросите, что ему нужно?

14. Смотрите меньше телевизор. Многие смотрят его часами. Вы легко можете сэкономить час в день, если перестанете смотреть телевизор, или просто будете смотреть только вашу любимую передачу. Не прыгайте с канала на канал.

15. Меньше читайте online. Если вы такой же, как и я, вы можете часами читать в интернете. Ограничивайте ваше время на эту слабость и концентрируйтесь на самых важных заданиях.

16. Не висите на телефоне. Долгие разговоры по телефону могут съесть уйму времени. Вместо этого знайте точно, что вам надо сделать и старайтесь выполнять это быстро. Если вам кто-то звонит, просите их переходить к делу и заканчивайте разговор, когда вы готовы. Скажите, что вам пора и есть ещё другие дела.

17. Избегайте ICQ и похожих программ. Я не говорю, что эти программы бесполезны, но если они всегда включены и вы всегда доступны, вы постоянно находитесь во власти других. Наоборот, будьте доступны только в определённое время или совсем недоступны, если это возможно.

18. Ищите и обрящете. Раньше я тратил кучу времени на сортирование всех моих файлов на компьютере и всех моих имэйлов в красивые, аккуратные папочки. Я делал это и тратил время каждый день. Теперь, я просто всё архивирую (и документы  и имэйлы) и если мне что-то надо, я просто ищу.

19. Уходите домой раньше. Если вы будете использовать эти советы, вы должны будете заканчивать вашу основную работу раньше. А если так, не тратьте ещё больше времени, чтобы сделать ещё больше работы… уходите раньше! Конечно, вам может быть, следует обсудить это с вашим боссом, но у многих людей гибкий рабочий день, и многие боссы были бы рады освободить вас раньше, если вы сделаете свою работу. Если вы сами распоряжаетесь временем работы, делайте рабочий день короче, и вы наверняка будете заканчивать вашу работу вовремя.

20. Пусть дети тоже помогают. Дома, если у вас есть дети, просите их помочь вам с уборкой  и другими делами, и это сохранит вам  уйму времени. Сначала, конечно, вам надо будет потратить время, чтобы их этому научить. Но когда они научаться… это сэкономит вам много времени. Мои дети помогают мне убираться дома, тем самым сокращая на 2/3 количество времени, которое раньше требовалось мне одному. Конечно, они и наводят бардак, но это другая история.

21. Обучайте других. Есть ли такие вещи, которые люди просят вас постоянно сделать? Научите этих людей  (может быть, с помощью полезной статьи), как делать это правильно и как это надо вам, чтобы вам потом не надо было ничего исправлять. Есть ли такие ошибки, которые люди постоянно повторяют, а вам за ними надо их исправлять? Есть ли такие вещи, которые вы должны делать сами, потому что кроме вас больше никто не умеет? Обучите их, и сэкономьте своё время. Сначала нужно будет вложиться, но награда за это не заставит себя ждать.

22. Автоматизируйте. Если вам постоянно приходиться делать рутинную работу, ищите способы автоматизировать эти процессы. Технология делает сегодня чудеса.

23. Просто скажите «достаточно». Часто вы перегружены новой информацией и работой. Но если вы не ответите на все ваши письма сегодня, или не выполните все задания в списке… что произойдёт? И если не случится ничего радикального, остановитесь, когда вы замечаете, что уже достаточно.

24. Начинайте работать рано. Если вы работаете, когда ещё никого нет в офисе, вас не будут постоянно отрывать и отвлекать от работы. Вы будете приятно удивлены тем, как много можно сделать между 6:00 и 8:00 утра. Я поступал так, когда сам работал в офисе, и т.к. я не прерывался на обеденный перерыв — я обедал за рабочим столом. И поэтому я заканчивал в 14:00 и проводил остальное время с детьми.

25. Передавайте полномочия. Если вам приходиться что-то утверждать или делать решения, вы можете быть «пробкой» — дела делаются медленнее, если они должны пройти ещё через вас. Старайтесь давать возможность принимать решения другим — с четкими инструкциями о том, какие решения должны приниматься при каких обстоятельствах, и какие пределы этих полномочий. Это устранит «пробку» и освободит вас от необходимости делать огромное количество решений. Просто найдите правильный способ следить за необходимыми вещами.

© по мотивам ZTD, перевод с англ. — Myron.

Tags: дети| дополнительное время| тайм-менеджмент| цели